Digitalisierung - Wie hat die Energiewirtschaft in puncto Home-Office und mobilem Arbeiten in der Corona-Krise reagiert. ZfK-Gespräch mit den beiden EVU-Experten Dirk Stieler und Joachim Richter von der Unternehmensberatung Axxcon.

Die Corona-Krise dürfte vor allem für die Digitalisierung eine Chance sein. Wie sehen Sie hier die Branche aufgestellt?

Dirk Stieler: Aktuell wird die kurzfristige Einführung von mobilem Arbeiten mit »Digitalisierung« verwechselt. Sicher werden die aktuellen Erkenntnisse die Digitalisierung fördern – man wird erkannt haben, dass viele Standardprozesse noch nicht ausreichend digitalisiert sind und deshalb künftig auch hier ansetzen. Ich erwarte, dass sogenannte Leuchtturmprojekte zugunsten einer Digitalisierung der täglichen Routine überprüft werden. Die deutschen Energieversorger stecken noch mitten in der Digitalisierung und bewegen sich dabei eher im Mittelmaß, optimieren ihre Geschäftsmodelle und verfolgen oft eine Follower-Strategie. Insgesamt läuft die Digitalisierung hier verhalten, irgendwo zwischen Risikoaversion und Innovationsdruck sitzen sie in der Falle.

Hat sich durch Corona etwas an den Anforderungen für die IT-Systeme verändert?

Joachim Richter: Ja, unbedingt! Zum einen stellen alte und proprietäre Back-End-Systeme nun ganz klar künftig ein Problem dar. Die Corona-Krise zeigt, wie wichtig es bei IT- Systemen ist, dass eine Nutzung von Online-Arbeitsplätzen gegeben sowie eine Integration in Online-Workflows und moderne Sicherheitstechnologien möglich ist. Von einem Home-Office wird nun weit mehr gefordert, als nur die Firmen-Emails lesen zu können und mal an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Auch analoge Prozessschritte, die Papier benötigen – wie Unterschriftenläufe, Belegerfassung – müssen nun digital abgewickelt und automatisiert werden.

Anwenderseitig müssen die Unternehmen jetzt dafür sorgen, dass ausreichende Hardware, also Laptops, Telefone, Headsets, bereitgestellt werden. Denn die Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, ihr privates Equipment für das Unternehmen zu nutzen. Dies stellt ohnehin ein unkalkulierbares Sicherheitsrisiko dar und ist inakzeptabel. Als Nächstes geht es darum, Software bereitzustellen, die so konfektioniert ist, dass sie den Anforderungen an die Tätigkeiten des jeweiligen Home-Office-Arbeitsplatzes gerecht wird. Den Grundbedarf kann man über Lösungen wie »Microsoft 365« abdecken, aber Spezialaufgaben benötigen angepasste Lösungen. Genau hier wird es auch schon schwieriger und es müssen unter Umständen individuelle Lösungen konfektioniert werden, die es eben nicht von der Stange gibt.

Welche Eigenschaften muss ein EVU heutzutage erfüllen um zukunftsfähig zu bleiben?

Dirk Stieler: Gefordert ist, im Rahmen der Möglichkeiten, Unternehmertum und nicht nur Verwaltung des Status Quo. Es gilt also, aktiv die technischen und organisatorischen Möglichkeiten zu nutzen. An der Entwicklung teilzunehmen und permanent die neuen Möglichkeiten in Bezug auf die Anwendbarkeit im eigenen Haus zu bewerten, ist eine wichtige Managementaufgabe.

Die Grundlagen zur Digitalisierung zu schaffen sind nicht günstig. Es gilt, einen etwaigen Investitionsstau aufzulösen und vorrangig mobiles Arbeiten oder auch Home-Office ein- zuführen. Dazu sollten Lesson-Learned-Workshops mit den eigenen Mitarbeitern durchgeführt und auch nicht-technische Maßnahmen wie Personalentwicklung und Weiterbildung berücksichtigt werden. Vielleicht ist auch die Personalpolitik anzupassen: Junge Menschen ins Unternehmen holen, die intern den nötigen Druck erzeugen, weil sie mit modernen Methoden und Tools arbeiten wollen, kann den internen Prozess der Erneuerung fördern.

Für das Management gilt es, eine schlüssige und ganzheitliche Digitalisierungsstrategie aufzubauen und diese dann auch konsequent durchzuhalten. Doch Vorsicht: Vieles anzufangen, aber wenig zu beenden, verschleißt Mitarbeiter und belastet auf Dauer die Ressourcen.

Welche Technologien werden jetzt wichtig?

Joachim Richter: Es sind mehrere Bereiche zu betrachten: Security, Online-Access, Ausstattung der Home-Offices, Cloudifizierung, Mitarbeiter-Collaboration und zuallererst die Sicherheitsanforderungen. Der gesicherte Online-Access auf das Firmennetzwerk bleibt einer der neuralgischsten Punkte. Dazu gibt es mittlerweile am Markt viele gute Lösungen, es sollte aber auf jeden Fall eine Zweifaktor-Authentifizierung zum Einsatz kommen, da einfach gesicherte Zugänge heute leider keinen ausreichenden Schutz mehr bieten.

Zur Home-Office-Ausstattung: Die einfachste und verbreitetste Variante ist, mit einem gesicherten Firmenlaptop via VPN zu arbeiten. Allerdings kann dies auch Nachteile mit sich bringen, etwa wenn noch der Zugriff auf Legacy-Systeme oder speziell abgesicherte Bereiche notwendig wird. Hier bieten »virtuelle Desktops« eine Lösung. Der radikalste, aber vermutlich zukunftsträchtigste Ansatz wäre, die IT so weit wie möglich in die Cloud zu verlegen. Damit meine ich primär ein hybrides Cloud- Konzept mit einem Mix aus On-Premise- und Public-Cloud-Komponenten. Das eröffnet komplett neue Konzepte und Möglichkeiten und mindert den Druck auf die eigene IT, mit den stetigen Neuerungen in diesem Bereich mitzuhalten, da man sich beispielsweise über klar definierte Anforderungen mit kompetenten Providern kontinuierlich zukunftssicher hält. Als Nächstes geht es um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter: Man wird zukünftig ohne Collaboration-Software nicht mehr auskommen. Der schnelle Austausch von Dokumenten, Kommunikation per Video und Chat ist künftig essenziell. Beim Thema Collaboration-Tools taucht allerdings neben den technologischen Problemen auch ein signifikantes kulturelles Problem auf: Dem einen oder anderen Mitarbeiter wird es schwerfallen, sich hier mit seinen traditionellen Arbeitserfahrungen zurechtzufinden. Wenn dieses Thema nicht ebenfalls adressiert wird, wird man die volle Leistungsfähigkeit der Technologie nicht ausschöpfen können.

Was hat Sie an der Krise überrascht?

Joachim Richter: Am meisten überrascht hat mich die flächendeckende Akzeptanz der Maßnahmen – und auf unser Thema bezogen die schnelle Akzeptanz, aus dem Home-Office heraus zu arbeiten – trotz aller Schwierigkeiten! Das hat mich in diesem Umfang wirklich beeindruckt. Nun muss man aus den Lernerfahrungen Konsequenzen ziehen, um in Zukunft für Krisen gewappnet zu sein. Positiv ist mir zudem eine erheblich gestiegene Toleranz bei familiären und alltäglichen Nebengeräuschen während der Telefon- oder Videokonferenzen aufgefallen.

Dirk Stieler: Die Leistungsfähigkeit der internen IT-Bereiche, wenn diese wirklich gefordert sind, war schon beeindruckend. Aus dem Stand die – nicht immer eigenen! – Versäumnisse der Vergangenheit aufzuarbeiten und viele Mitarbeiter für das Home-Office oder mobiles Arbeiten auszustatten – das unter gleichzeitigem Ausbau der Infrastruktur – war eine tolle Leistung. Dabei ist sicherlich auch die Wertschätzung der IT-Experten im eigenen Haus gestiegen. Die Flexibilität und Motivation der Mitarbeiter in den mir bekannten EVU war so nicht erwartet worden. Eines wurde auch deutlich: Low Performer sind auch in der Krise Low Performer und bremsen gute Ideen und erforderliches Vorgehen gern aus. Im Ergebnis zeigen die EVU bisher eine gute Organisation, wenig Panik und einen bedachtsamen Umgang mit der Krise.

Das Interview führte Stephanie Gust von der ZfK (Quelle: ZfK, April 2020)

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Diesen Monat startet Harry Müller als neuer Partner bei AXXCON. Er verstärkt das Team mit seinen Kompetenzen im Bereich der digitalen Unternehmensstrategie und Transformation. Als direkter Ansprechpartner und Experte, unterstützt er Kunden im Rahmen der Digitalisierung und bei der Optimierung des operativen IT Betriebes. Er bringt langjährige Erfahrung in der Beratung im produzierenden Gewerbe, Handel- und Pharmabereich mit.

Zuvor war Harry Müller Managing Director bei Accenture und Director bei Deloitte. Nun verschlägt es ihn von den großen Beratungshäusern zu AXXCON. „AXXCON hat sich das große Ziel gesetzt, weitaus stärker als der Beratungsmarkt zu wachsen. Mich reizt die Aufgabe, erneut an einem so ambitionierten Unternehmensaufbau beteiligt sein zu können. Dies ist für jeden einzelnen Mitarbeiter eine persönliche Chance, welche man nur ergreifen muss. Ich freue mich auf diese neue Herausforderung.“, begründet er seinen Schritt.

Der familiäre Charakter und die enge Einbindung des Teams bei der Realisierung des angestrebten Wachstums, haben ihn zudem in seiner Entscheidung bestärkt. „Die eigentliche Innovation kommt von den Mitarbeitern, während es die Aufgabe der Partner ist, diese zu steuern und das Unternehmen weiterzuentwickeln. Ohne ein engagiertes und motiviertes Team, lässt sich so eine Wachtumsstrategie nur schwer umsetzen.“.

Als führende Unternehmensberatung im Bereich Transformation, gewinnt AXXCON mit Harry Müller einen starken Partner. Damit kommen wir unserem ehrgeizigen Wachstumsziel wieder einen Schritt näher. Wir suchen Mitarbeiter, die von Tag eins an Verantwortung übernehmen und sich aktiv einbringen wollen. Schauen Sie auf unserer Karriereseite vorbei, um mehr über AXXCON als Arbeitgeber zu erfahren.
Was sind die größten Herausforderungen für Mitarbeiter und Unternehmen im Homeoffice? Wie bekommt man überhaupt mit, ob gearbeitet wird oder nicht? Zwei Fachleute des Beratungsunternehmens Axxcon im Interview.

Fast ganz Deutschland ist ins Homeoffice verbannt, was bedeutet das für betroffene Unternehmen? Wie bekommt man als Chef überhaupt mit, dass die Arbeitnehmer fleißig sind?

Dirk Stieler, Transformationsexperte mit Branchenschwerpunkt EVU, der Unternehmensberatung Axxcon in Eschborn/Frankfurt am Main: Home-Office großflächig in solch kurzer Zeit umzusetzen bedeutet eine große Herausforderung in Bezug auf bisherige Arbeitsprozesse. Unternehmen oder Abteilungen, die einen geringen Reifegrad in ihrer Prozesswelt haben, tun sich nun schwer, die gewohnte Qualität und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle zu halten. Die Mitarbeiter können im Home-Office eben nicht situativ komplexe Themen lösen. Das stellt eine neue Qualität in der Zusammenarbeit dar, die viele oftmals nun erst noch erlernen müssen. Zum einen ist Disziplin gefordert, da ein gewisses Maß an Selbstorganisation notwendig ist. Zum anderen ändert sich die Art und Weise wie wir miteinander kommunizieren.

Für viele sind auch die nun wichtigen Tools für die Online-Zusammenarbeit wie z.B. Microsoft Teams, Webex oder Zoom noch Neuland. Aber ich bin mir sicher, dass die Lernkurve dabei sehr steil ist.Aus eigener Erfahrung im Home-Office weiß ich, dass ich oftmals produktiver bin als im Büro, da es weniger Ablenkung gibt. Wenn ich mich nebenbei auch um Kinder und Mahlzeiten kümmern muss, kommt halt wieder die Disziplin ins Spiel. Es ist sehr wichtig sich im Home-Office die Zeit klar einzuteilen und nicht mit dem Jogginganzug und den Beinen auf dem Tisch darauf zu warten, dass etwas passiert. Mitarbeiter die sich so verhalten, fallen schnell auf, da die Produktivität sinkt.

Die meisten müssen jetzt ins HO, wenn ich die Infrastruktur nicht habe, was kann ich dann machen, zum Beispiel um eine IT-sichere Anbindung und die nötigen Programme zu gewährleisten?

Joachim Richter, ebenfalls Transformationsfachmann bei Axxcon: Wer zu Hause nicht über einen Internetanschluss mit genügend Bandbreite verfügt, hat natürlich ein grundsätzliches Problem, welches auch nicht schnell zu beheben ist.
Es ist allerdings primär die Aufgabe des Arbeitgebers, die entsprechenden Werkzeuge bereitzustellen. Wer im Büro mit einem Desktop arbeitet, benötigt nun zum Beispiel einen Laptop. Es kann natürlich auch der private PC zum Einsatz kommen, aber dann tauchen in der Regel erhebliche Sicherheitsprobleme auf und man möchte doch nicht das Problem der Pandemie und dessen Auswirkungen durch einen Computervirus verschärfen!

Es wird auf der Unternehmensseite ebenfalls genügend Kapazität bei den Zugängen benötigt, dies bedeutet ausreichend dimensionierte Hardware, genügend Software-Lizenzen und die notwendigen Software-Tools für eine effiziente Nutzung.

Aktuell musste ja sehr schnell reagiert werden, und bei den IT-Abteilungen ist eine Menge Kreativität gefragt, dieses jetzt sehr heterogene Gesamtbild der Home-Office-User unter einen Hut zu bekommen. Ad hoc wird versucht, die notwendige Infrastruktur „aufzubohren“, um genügend Kapazität zu schaffen. Dies birgt jedoch das Risiko, dass die IT-Security und der Datenschutz nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt werden. Hierauf sollte unbedingt das Augenmerk gerichtet werden.

Leichter haben es die Unternehmen, die bereits ein ISMS etabliert haben. Die Mitarbeiter haben dann eindeutige Verhaltensregeln und es existieren definierte Prozesse, die abgerufen werden können. Wichtig ist, dass später beim Rückbau keine Systemlücken bleiben, die ein Sicherheitsrisiko darstellen können. EVUs sind hier sicher im Vorteil gegenüber anderen Branchen, da durch die verschärfte Regulatorik in den letzten Jahren zwingend Lösungen für Datenschutz und Prozesse etabliert wurden. Ein großer Vorteil in der Krise!

Wo sehen Sie die größte Herausforderung im Homeoffice?

Dirk Stieler: Unternehmen sind nicht auf eine Situation vorbereitet, in der eine sehr hohe Anzahl von Mitarbeitern abseits der üblichen Arbeitsplätze tätig ist. Daher sind viele Prozesse nicht auf ein verteiltes und papierloses Arbeiten ausgelegt – insbesondere in BackOffice-Bereichen wie Buchhaltung oder HR. Die Unternehmen sind nun gezwungen, vormals als „nicht digitalisierbar“ eingeschätzte Prozesse ad-hoc so weit zu digitalisieren, dass sie verteilt oder dezentral gelebt werden können. (Wie wir Sie dabei unterstützen können: Prozessdigitalisierung).

Neben den technischen und prozessualen Herausforderungen, gibt es auch Aspekte im persönlichen Umfeld des Arbeitnehmers. Home-Office stellt einen erheblichen Eingriff in das häusliche Umfeld und die Familie oder Partnerschaft dar. Gewohnte Abläufe sind anzupassen und auch die Platzverteilung ist neu zu organisieren. Nicht zu vergessen: Es ist nicht nur Disziplin vom Mitarbeiter gefordert, auch die anderen Mitglieder der häuslichen Gemeinschaft müssen sich anpassen und z.B. Rücksicht nehmen.

Kritische Infrastrukturen werden redundant besetzt? Was macht man, wenn ein Team infiziert ist und das andere dann kein Backup mehr hat?

Joachim Richter: All diese Fragen sind Bestandteil des „Business Continuity Management“ (BCM), das vor allem systemrelevante Unternehmen zwingend benötigen. Hinter dem Begriff verbergen sich alle Maßnahmen und Prozesse, die einen Geschäftsbetrieb in einer Krisensituation aufrechterhalten sollen. Oftmals wird dabei aber nur auf die IT-Infrastruktur gesetzt beziehungsweise redundante Leitstellen . Die Corona-Krise macht jetzt schonungslos deutlich, dass dies alleine nicht reicht. Die Klassifizierung der Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Relevanz für unternehmenskritische Aufgaben muss vorgenommen werden, sowie die Frage, wie die Backupszenarien dafür aussehen. Sind weitere Mitarbeiter für die Notfall-Betreuung der kritischen Systeme ausgebildet worden? Wurde ein Szenario entwickelt, welches vorsieht gegebenenfalls die Leitwarte in die Hände eines verbundenen Versorgungsunternehmen zu übergeben?

Was passiert im Allgemeinen, wenn mir als Unternehmen der kritischen Infrastrukturen durch das Virus viele Mitarbeiter wegbrechen?

Dirk Stieler: Da für ein systemrelevantes Unternehmen ein „Shut-Down“ keine Option ist, ist ein allumfassendes BCM alternativlos! Es ist notwendig vorab das absolute „Bare-Minimum“ für den Weiterbetrieb auszuloten, also die entsprechenden Systeme, Prozesse und Mitarbeiter zu identifizieren, deren Back-Up und die zugehörigen Schutzmaßnahmen. Damit meine ich auch Schutzmaßnahmen für die Mitarbeiter. Das kann zum Beispiel auch die gesicherte Isolation dieser über einen bestimmten Zeitraum bedeuten. Aus dem Ergebnis der Analyse sollten dann die notwendigen Einsatzpläne entwickelt werden. Diese sollten frühzeitig greifen, so dass Kernkompetenzen immer zur Verfügung stehen. In der aktuellen Situation sind räumlich getrennte Kernteams ein probates Mittel. Auf Dauer ist jedoch mehr gefordert.

Denken Sie die Pandemie wird Auswirkungen auf die Arbeitswelt von morgen haben?

Dirk Stieler: Ja, sicher! Infrastrukturthemen und IT-Sicherheit werden einen höheren Stellenwert bekommen. Es werden also die Grundlagen der Digitalisierung im neuen Licht gesehen; Weiter werden sich Tools und Applikationen, die entferntes Zusammenarbeiten – Collaboration – möglich machen, noch schneller verbreiten und auch Einzug in eher konservative Unternehmen halten. Das Thema „mobiles Arbeiten“ –nicht zu verwechseln mit Home-Office – wird in der Arbeitsorganisation sicherlich intensiver Berücksichtigung finden. Und letztendlich werden Automatisation und Digitalisierung einen großen Schub bekommen. Hier sind Berater gefragt, deren Kernkompetenz digitale Transformation und IT-Transformation sind. Unternehmen, die diese Felder besetzen können, werden aus dieser Krise gestärkt hervorgehen.

Die Fragen stellte Stephanie Gust von der ZfK

(Quelle: ZfK, März 2020, https://www.zfk.de/unternehmen/nachrichten/artikel/424e6290d708c7c6d0873c82884324ae/mitarbeiter-deren-produktivitaet-sinkt-fallen-auf-2020-03-30/)

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