PROJECT EXCELLENCE FUNKTIONIERT AM BESTEN IN TEAMARBEIT
Heute zu Gast im Podcast: Rüdiger Liebe. Er ist gelernter Bankkaufmann und Diplomkaufmann – studierte in Hamburg und ist seit über 30 Jahren als Unternehmensberater im Rhein-Main-Gebiet aktiv. In dieser Zeit hat er diverse Branchen, Unternehmen und Institutionen von innen und außen kennengelernt.
Thematischer Fokus
Aus früheren Themen wie „Optimierung von IT-Prozessen“ in Banken ist nun das Thema „Project Excellence“ entstanden. Das passe sehr gut, denn im Thema „Projektmanagement“ sei Rüdiger schon seit über 30 Jahren tätig. Er habe eine umfangreiche theoretische Ausbildung genossen und jeden Tag die tatsächliche Praxis vor Ort kennengelernt. Das bringe er nun bei Project Excellence zusammen: Kundinnen und Kunden eine schnelle Antwort auf tägliche Probleme geben können. Dahinter stehe eine natürliche Entwicklung, nämlich Managementwissen zusammenzutragen und so aufzubereiten, dass schnell Antworten gegeben werden können. Eine systematische Sammlung von typischen Schmerzpunkten in Projekten, in Programmen und Portfolios. Für jeden dieser typischen Schmerzpunkte habe Project Excellence eine Lösung – eine Best Practice. Also aus der Praxis für die Praxis. Der Mehrwert liege vor allem darin, dass systematisch Fragen gestellt werden können, damit die Probleme bzw. die gefühlten Themen der Kundinnen und Kunden wirklich artikuliert und zusammengefasst werden können. Es würden ganz gezielt Best Practices herangezogen werden.
Praxisbeispiel: Innovationsmanagement
Rüdiger hatte die Gelegenheit, bei einem DAX-Konzern mitzuwirken. Die bisherige Praxis sei es dort gewesen, dass 120 bis 130 Ideen – wie man noch besser für Kundinnen und Kunden da sein könne – im Laufe eines Jahres generiert worden sind. Die Frage hierbei: Wo liegt die Systematik? Wie entsteht nun das Verbesserungspotenzial? Was geschieht, wenn im Laufe des Jahres eine noch bessere Idee aufkommt? Was kommen die Ideen bei der IT an? Wann beginnt die Umsetzung und ab wann verdient der Konzern daran? Dies sei die Ausgangslage gewesen. Nach intensiven Analysen und Gesprächen mit vielen, die sich über diesen Prozess beklagt hätten, sei von Rüdiger und seinem Team eine zweifache Planung aufgesetzt worden. Was ist die Idee? Wie ist die Idee geplant? Auf diese Weise konnten Expertinnen und Experten kurzfristig
zur Evaluierung dieser Idee(n) herangezogen werden. Die Idee(n) wurden daraufhin nach einem einheitlichen Schema bewertet und zusammengefasst. Das Ergebnis kann dann den Entscheiderinnen und Entscheidern vorgelegt werden. Außerdem seien Instrumente aufgebaut worden, damit alle Entscheidungsebenen und Gremien zur gleichen Zeit die Informationen hätten. Zehn bis 15 der 120 bis 130 Ideen könnten so in konkrete Projekte umgesetzt werden – zur Planung mit der IT und Weiteren.
Praxisbeispiel: Öffentliche Verwaltung
Aktuell sind wir dabei, Themen mit und für die öffentliche Verwaltung aufzubereiten. Sowohl Projektmanagement als auch IT-Projekte seien nicht gerade das, was in ministeriellen Verwaltung jeden Tag passiere. Dennoch müsse sich die Verwaltung auf Digitalisierung, Innovation, neue IT und neue Richtlinien einstellen. Hier dürfen wir in verschiedenen Projekten unterstützen. Project Excellence käme hervorragend an, da eine Kultur eingeführt werde, mit Hilfe derer 16 verschiedene Themen mit einem Statusbericht versorgt werden. Außerdem sei ein Rhythmus und eine Portfolio-Steuerung aufgesetzt worden. Mit der Zeit bewege sich die Ministerialverwaltung Richtung „Wir steuern 16 verschiedene IT-Projekte“. Rüdiger sehe dies als großen Erfolg an. Jederzeit sei nun die Aussage möglich: „Wann wird welches Projekt fertig?“ „Was passiert, wenn etwas verspätet ist?“ ‚“Welche Konsequenzen werden getragen?“ und „Wie können wir eskalieren, Risiken minimieren oder den IT-Dienstleister noch etwas mehr unter Druck setzen?“
Wassermelonen im Projektmanagement – der wahre Status eines Projekts
Im Grunde sei es so wie eine Wassermelone, wenn sie aufgeschnitten wird. Jede Projektleiterin / jeder Projektleiter möchte ihr oder sein Thema nach außen hin gut darstellen – also gibt es einen grünen Status. Alles schön, alles gut, alles grün! Dieser Status würde so lange aufrechterhalten werden, bis es nicht mehr ginge. Dann käme das Gelbe oder Rote heraus. Die Kunst – gerade auch im Project Excellence – wird es sein, Statusberichte, Kennzahlen und die Art und Weise der Kommunikation zwischen Projektleiterinnen / Projektleitern, Führung und Entscheidungsebene so zu gestalten, dass die Projektleiterin oder der Projektleiter keine Chance habe, einen roten inneren Status ihres oder seines Projektes zu verdrängen. Es gehe also wirklich darum, dass die Projektleiterin oder der Projektleiter erkenne, dass etwas schief laufe und das Portfoliomanagement usw. müsse erkennen, anhand welcher Fragen festgestellt werden könne, dass hier etwas rot – innerhalb der Projekte – sei. Dies sei ein Spiel aus Status und Kommunikation. Es gehe darum, den wahren Status der Projekte hervorzuheben, gut und zeitnah zu steuern.
Teamaufbau
Dieser sei für Rüdiger die logische Konsequenz aus seiner Erfahrung als Projektmanagement Trainer. Er habe viele Trainings gegeben – an der Universität, aber auch in Unternehmen. Es habe ihm Spaß gebracht, Menschen etwas beizubringen und am Ende des Tages mindestens zwei oder drei Pointen mit den Kolleginnen und Kollegen zu erleben. So sehe er auch Führung und Teamaufbau. Rüdiger wolle ein Team verstärken und auch weiter aufbauen – zum Thema Project Excellence –, damit AXXCON in verschiedenen Branchen das Thema Projektmanagement weitertreiben und verbessern könne. Insofern: Menschen aufbauen, ihnen Führungskraft beibringen und mit ihnen die Wassermelonen im ein oder anderen Projekt umschiffen. Dafür suche er Projektleiterinnen / Projektleiter und Kolleginnen / Kollegen, die sich im Projektmanagement entwickeln wollen. Wissen und Projekte in den verschiedenen Branchen und Themen voranzubringen und noch mehr und noch schneller Erfahrungen zu sammeln. Dies werde im Team Project Excellence besonders gepflegt; eine Kultur, die Rüdiger noch stärker ausbauen wolle.
