OUTSOURCING PRO UND CONTRA: AB WANN LOHNT SICH OUTSOURCING?

Oder ab wann, falls die Aufgaben bereits ausgelagert sind, sollte wieder ein Insourcing in Betracht gezogen werden? Die richtige Entscheidung zu treffen, mag auf den ersten Blick nicht immer einfach sein.

Unser Tipp, stellen Sie sich diese fünf Fragen:

1. Ist es richtig, dass die Aufgabe nicht auf Ihr Kerngeschäft einzahlt?

2. Könnte die Aufgabe professioneller ablaufen?

3. Muss die Aufgabe regelmäßig gemacht werden und die Aufgabe ändert sich kaum?

4. Ist Ihr Aufwand höher, die Aufgabe selbst zu erledigen als den Partner einzuweisen und zu betreuen?

5. Ist es richtig, dass es keine anderen internen Lösungen gibt, die diese Aufgaben erledigen könnten?

Ganz klar, steht man mit seinem Start-up am Anfang, mögen viele Aufgaben besser intern aufgehoben sein. Das Investment ist zu diesem Zeitpunkt in anderen Bereichen meist noch sinnvoller angelegt. Ist man allerdings schon ein paar Jahre am Markt, so sind Professionalität und die damit verbundene Effizienz Voraussetzung für das weitere Wachstum. Vor allem die vierte und fünfte Frage bedürfen eines Vergleichs. Übersteigt Ihr Aufwand den Zeitgewinn durch das Outsourcing, dann machen Sie es nicht. Fällt er aber geringer aus und es bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die auf Ihren Kernbereich einzahlen, dann scheint Outsourcing durchaus Vorteile für Sie zu bringen.

1. Zahlt die Aufgabe auf Ihr Kerngeschäft ein?

Das ist die erste Frage und die Grundlage für die nächsten Fragen. Denn hier sortieren Sie Ihre Aufgaben nach dem Mehrwert für Ihr Unternehmen. Sind diese für Ihr Kernangebot und Ihren Umsatz kriegsentscheidend, bleiben sie. Zahlen sie nicht direkt auf den Umsatz ein, werden die Aufgaben mithilfe der Fragen zwei bis fünf weiter sortiert.

2. Welche Aufgaben könnten professioneller laufen?

Bestimmt gibt es noch Relikte, die man macht, weil man sie eben schon immer mitgemacht hat. Zum Beispiel Buchhaltung, Gehalts- oder Lohnabrechnung oder sogar die Logistik hat man übernommen. Outsourcing ist hier definitiv eine Überlegung wert. Experten darin sind aber andere oder sie machen diese Dinge ausschließlich. Man selbst sollte seine Energie in das eigentliche Kerngeschäft investieren, bevor es mangels Zeit auf der Strecke liegen bleibt. Dazu kommt, dass Sie bei externen Partnern eine Fehlerquote vertraglich festhalten können. Die eigenen Fehler bezahlen Sie mit Ihrer Zeit.

3. Welche Aufgaben müssen regemäßig gemacht werden, ändern sich aber kaum?

Das Outsourcing von Finanzbuchhaltung, Rechenwesen, Logistikaufgaben, je nach Größe auch Vertrieb und HR bietet sich meist an. Sie gehören zu den wiederkehrenden Aufgaben in einem Unternehmen. Unser Tipp: Je gängiger eine Aufgabe ist, umso klarer kann man den Dienstleister briefen und steuern.

4. Welchen Aufwand werden Sie damit haben, den Partner zu betreuen?

Natürlich stellt sich immer die Frage, welchen Aufwand man weiterhin betreiben muss, um die gewünschte Qualität zu erzielen. Bei vielen Aufgaben bleibt das eigene Mitwirken nicht aus. Ist ein Outsourcing aber immer noch die bessere Lösung, bauen Sie eine sogenannte ‘Retained Organisation‘ zur Steuerung externer Partner auf. Unser Tipp: Die ausgelagerten Aufgaben sollten klar und strukturiert sein. So halten Sie Ihren Aufwand gering.

5. Gibt es andere interne Lösungen, die diese Aufgaben erledigen könnten?

Bevor man sich für einen externen Dienstleister entscheidet, sollte man noch mal alle internen Möglichkeiten durchgehen. Vielleicht ist der ein oder andere nicht vollausgelastet oder möchte seine Stunden aufstocken. Je nach dessen Aufgabenbereich, macht es sogar Sinn, die Tätigkeiten zu übernehmen. Der Chef selbst dagegen investiert seine Zeit besser in die Kernthemen.

Sie konnten nicht alle Fragen mit Ja beantworten? Nicht immer ist das Thema Outsourcing dann weg vom Tisch. Man sollte natürlich abwägen, wo der Nutzen überwiegt. Wir sind als Management Beratung spezialisiert auf IT-Sourcing-Projekte und helfen Ihnen gerne weiter.

Torsten Beyer ist Partner bei AXXCON und Sourcing-Spezialist. Er unterstützt Unternehmen, ihre Wertschöpfungskette zu optimieren und neu zu organisieren. Vergabeverfahren und Vertragsgestaltungen begleitet er genauso wie den Aufbau von Retained Organisationen und erforderliche Change-Management-Prozesse.