In einem vorigen Artikel wurde bereits erklärt, welche Gründe für ein Outsourcing sprechen und bei welchen Services die Vorteile überwiegen: Zum Artikel.
Noch mal zusammengefasst: Services, die standardisierbar sind oder zum Standard gehören, aber nicht zu den Kernleistungen eines Unternehmens, sind höchstwahrscheinlich besser in den Händen von Outsourcing-Anbietern aufgehoben. HR, Rechnungswesen, Logistik oder Vertrieb sind nur ein paar Beispiele dafür. Zählen diese Services zu den Kernleistungen des Dienstleisters, können sie von ihm organisierter und effizienter erledigt werden und zudem preisgünstiger.
Damit Sie mit Ihrer Entscheidung auch lange zufrieden bleiben, sollten Sie bei der Wahl Ihres Dienstleistungspartners und bei der Vorbereitung folgende Punkte beachten:
1. Welche Kompetenzen braucht es für die Aufgabe?
Erstellen Sie sich im Vorfeld eine Liste mit den Kompetenzen, die für die Outsourcing-Aufgabe notwendig sind. Darin sollten auch Leistungen vorkommen, die zunehmend wichtiger werden und welche im eigenen Unternehmen nicht oder nur kaum vorhanden sind. Digitalisierung sollte auf jeden Fall eine davon sein. Vor allem in mittelständischen Betrieben sind digitale Köpfe noch eine Seltenheit. Die paar wenigen IT-Mitarbeiter für eine neue Aufgabe abzuziehen, bedeutet zunächst einmal Schulungen, hohe Kosten und darüber hinaus, dass der tägliche Betrieb nicht mehr sichergestellt werden kann.
2. Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter darauf vorzubereiten
Outsourcing heißt nicht, aus den Augen, aus dem Sinn. Aufgaben und Prozesse können Sie outsourcen, die Verantwortung aber nicht. Die Aufgaben, die Sie auslagern, sollten Sie selbst ziemlich gut kennen. Umso einfacher ist die spätere Steuerung und Kontrolle der externen Dienstleister, um die gewünschte Qualität zu erhalten. Gerade den Unternehmen, die zum ersten Mal ein Outsourcing vorbereiten, ist die Zusammenarbeit mit einem Sourcing-Berater zu empfehlen. Zu Beginn wird man selten Mitarbeiter finden, die diese Steuerung übernehmen können.
3. Passt der Dienstleister zu mir?
Eine gute Zusammenarbeit hängt auch immer von der Chemie zwischen zwei Partnern ab. Zum einen sollte das Dienstleistungsunternehmen mit Ihrer Branche vertraut sein und Referenzen vorweisen können. Zum anderen spielt auch die Kultur eine wichtige Rolle. Passt die Größe des Anbieters zu Ihren Anforderungen und hat er überhaupt die Ressourcen, diese zu erfüllen? Ein kleinerer, regional agierender Dienstleister wird nur sehr schwer mit den Anforderungen eines globalen Konzerns zurechtkommen.
4. Was passiert, wenn es zur Eskalation kommt?
Das mag jetzt negativ klingen, aber denken Sie schon zu Beginn ans Ende. Klar, die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister sollte mehrere Jahre gehen. Es kann aber passieren, dass die Zusammenarbeit aus irgendeinem Grund beendet werden muss. Diese Fälle sollten Sie ausreichend bedenken und unter Exitregelungen im Vertrag festhalten.
Das Umsatzvolumen des Dienstleisters zu kennen, ist auch nicht von Nachteil. Macht das Outsourcing-Volumen nur einen geringen Anteil des Gesamtumsatzes aus, so ist der Dienstleister im Falle einer Eskalation möglicherweise nur bedingt bereit zu reagieren.
Benötigen Sie Rat zu Ihrer momentanen Situation oder suchen Sie einen Sourcing-Berater, kontaktieren Sie uns. Erfahren Sie mehr zum Thema IT-Sourcing. Wir unterstützen Unternehmen bei der Vorbereitung und Wahl geeigneter Partner sowie bei der vertraglichen Ausgestaltung.
Unser Partner Torsten Beyer führte 2018 ein Interview dazu mit "IT und Mittelstand". Es ist auf IT-ZOOM erschienen.
