Warum der Siegeszug der digitalen Akten nicht aufzuhalten ist
Bei der Transformation von Energieversorgungsunternehmen spielt die digitale Dokumentenarchivierung und -verarbeitung eine zentrale Rolle. Großer Nachholbedarf besteht bei internen Prozessen sowie bei kleineren Unternehmen. Unser Partner Dieter Murr gibt Einblicke in einem Artikel der ZfK.
Flexiblere Arbeitsweisen, höhere Prozesseffizienz sowie schnellere und transparentere Abläufe: Gründe für digitale Aktenlösungen gibt es zahlreiche. Vielen Energieversorgungsunternehmen sind diese jedoch seit der Corona-Pandemie noch einmal deutlich präsenter.
Auf einen Schlag war alles, was digital nicht verfügbar war, nicht zugänglich. Selbst eher analog eingestellte Einheiten in den Unternehmen haben plötzlich gesagt „Hätten wir daran doch früher gedacht“, berichtet Dieter Murr, Partner bei der Managementberatung AXXCON, die EVU bei der digitalen Transformation unterstützt. In der Folge hätten Unternehmen deutlich stärker ins digitale Dokumentenmanagement investiert. Das zahlt sowohl bei der Digitalisierung interner Prozesse ein als auch bei Kundenschnittstellen, wie etwa Rechnungen per Mail statt Papier/Post. Diese Entwicklung zeigt branchenübergreifend auch der Digital Office Index 2022 des Digitalverbands Bitkom an. Rund jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) erklärte, dass Corona die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt hat. Zwei Jahre zuvor, kurz nach Beginn der Pandemie, waren es erst 15 Prozent. Kaum mehr Zweifel gibt es laut Index am wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung. War dieser vor zwei Jahren noch 27 Prozent der Unternehmen unklar, so sind es jetzt nur noch 19 Prozent.
"Man darf sich das nicht so vorstellen, dass nur Dokumente digitalisiert werden."
Dokumentenmanagement ist kein Selbstläufer
Ein Selbstläufer ist die Digitalisierung dennoch nicht. Sie erfordert Anstrengung und den Einsatz von Ressourcen«, weiß Murr. Bei einem großen, international tätigen Energieversorger begleitet er als Berater ein Projekt, bei dem zunächst eine Fusion der Startschuss für eine Harmonisierung der verschiedenen digitalen Ablagesysteme und der dazu benötigen Prozesse war. Aufgrund der Größe des Unternehmens galt es, Milliarden von Dokumenten mit einem Volumen von insgesamt 750 Terabyte auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen. Zugleich habe aber auch hier die Pandemie die Entwicklung digitaler Aktenlösungen beschleunigt. Murr: „Gab es in dem Unternehmen vor drei Jahren 30 digitale Aktenlösungen, waren es Ende vergangenen Jahres 80 und Ende 2023 werden es 120 sein.“ Zu den ersten Lösungen, die das Unternehmen umgesetzt hat, zählte die automatische Erstellung von Mahnschreiben. Der Prozess sei dadurch viermal so effizient geworden.
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Stephanie Gust, München
Quelle: Zeitung für kommunale Wirtschaft, Ausgabe 5, Mai 2023
