Lünendonk-Studie ergibt: Beherrschbarkeit der Kosten bei Hybrider IT schwierig
Gemeinsam mit der Unternehmensberatung AFFINITY haben wir an der diesjährigen Lünendonk-Studie 2022 zum Thema „IT im Wandel“ teilgenommen. Fast zwei Drittel der Befragten sehen zumindest teilweise ein Problem bei der Kostenplanung von Cloud-Services.
Die Lizenzmodelle von Cloud-Providern und Cloud-Anwendungen werden immer komplexer und intransparenter. Viele IT-Abteilungen geraten aktuell an Kapazitätsgrenzen, wenn es um den Überblick über die Vielzahl verschiedener Anbieterverträge geht. Wie schafft man es, hier das Ruder in der Hand zu behalten?
Das Ergebnis der Lünendonk-Studie „IT im Wandel“ ist relativ eindeutig: Fast zwei Drittel der Befragten sehen zumindest teilweise ein Problem bei der Kostenplanung von Cloud-Services.
In jedem dritten Unternehmen (31 Prozent) herrscht zudem laut dieser Studie nur wenig Transparenz darüber, wann und wie Cloud-Services genutzt und entsprechend verrechnet werden. Überraschend dabei: Das Problem ist sogar noch größer (40 Prozent), wenn die Unternehmen eine Cloud-only-Strategie verfolgen.
Cloud = schnell und günstig?
Dabei scheinen die Vorteile einer Cloud-Lösung und damit einer Hybrid-Strategie doch naheliegend. Auf den ersten Blick bietet die Cloud beispielsweise günstige Server-Leistungen, gerade im Vergleich zu bestehenden Lösungen mit all ihren Personal- und Infrastrukturkosten. Sobald aber bei Unternehmen eine kritische Infrastruktur relevant ist oder sensible Daten von besonderer Bedeutung sind, geht es jedoch um hybride Kombinationen aus Cloud und on premise, die mitunter komplexe Kostenmodelle zur Folge haben können.
Um eine sichere Grundlage für künftige Kosten- und Lizenzmodelle zu haben, müssen Unternehmen daher zunächst sehr genau prüfen, welche Dienste tatsächlich in die Cloud wandern können und wo on premise weiterhin zwingend ist.
Hybride Vertrags- und Lizenzmodelle werden von verschiedenen Layern beeinflusst, die ihren Ausgang in der eigenen IT nehmen. Hier gilt es zu betrachten: Was machen wir gut? Wenn die eigene IT zum Beispiel eine saubere Anwendungslandschaft managed, in der alle Updates sicher laufen, das Patchmanagement funktioniert und der Support klar geregelt ist, sollte ein SaaS-Ansatz kritisch hinterfragt werden. Möglicherweise ist in einem solchen Fall Infrastructure as a Service (IaaS) der sinnvollere Weg und die Anwendungen bleiben effizienter und zuverlässig in der Zuständigkeit der eigenen IT.
Bei dieser Selbsteinschätzung zu Stärken und Schwächen der IT helfen im übrigen Assessments hervorragend weiter, weil ein neutraler Blick von außen [https://www.aequitas-affinity.de/portfolio] die Gesamtsicht erleichtert.
Hybrid ja, aber nicht mit zweierlei Maß
Im nächsten Schritt muss die Hybrid-Kalkulation neue Parameter in den Blick nehmen, die in der Cloud plötzlich an Relevanz gewinnen – allen voran das Datentransfervolumen. Das Thema spielt in vielen Unternehmen bisher allenfalls dann eine Rolle, wenn Performance-Grenzen erreicht worden sind. In der Cloud werden die Volumina aber nun zum harten Kostenfaktor, was aktuell im IT-Controlling vielleicht gar nicht auf dem Radar erscheint.
Für die IT-Kostenrechnung gilt somit: Nicht mit zweierlei Maß messen. Oder: In der eigenen Infrastruktur auch das messen, was künftig (in der Cloud) Geld kostet.
Vertragsmanagement ist zu 99,9% ein organisatorisches Thema. Es geht darum, Strukturen zu schaffen, um alle IT-Verträge einheitlich und zentralisiert aufzunehmen und zu dokumentieren. Hybride IT-Strukturen erhöhen das Risiko von Schatten-IT, auch auf der Kostenseite. Daher ist die Zentralisierung der Verträge eine entscheidende strukturelle Maßnahme.
Lizenzmanagement in der Cloud
Messen, bewerten, vergleichen – das Vorgehen bleibt grundsätzlich gleich. Beim Lizenzmanagement und den damit verbundenen Kostenmodellen wird sich dagegen durch die Cloud tatsächlich viel verändern. In der physischen IT auf den eigenen Servern gibt es viele erprobte technische Mechanismen, die Lizenzvermessung in Echtzeit gewährleisten. Dann melden Agenten beispielsweise, wenn von zehn Lizenzen auch zehn genutzt werden. Oder wenn 50 genutzt werden und eine Nachlizenzierung ansteht. In der Cloud ist das weit schwieriger zu messen, aber auch dafür müssen Methoden entwickelt werden.
Den Startpunkt sollte ein Audit bilden, um einen vollständigen Überblick über die eigenen Lizenzen zu erhalten und den (künftigen) Bedarf zu klären – auch in Abstimmung mit dem Business. Dieses Audit liefert dann die Grundlage für notwendige Nach- oder Neulizenzierungen. Teilweise wird dann auch zu überprüfen sein, ob bereits erworbene Lizenzen auch in der Cloud weiter genutzt werden können. Positiver Nebeneffekt: Häufig treten im Audit auch nicht (mehr) verwendete Kostenelemente zu Tage. Deren Kündigung wirkt sich zeitnah positiv auf die verfügbaren Budgets aus.
(Autor: Roman Buller, AFFINITY)
