„Mitarbeiter, deren Produktivität sinkt, fallen auf“

Was sind die größten Herausforderungen für Mitarbeiter und Unternehmen im Homeoffice? Wie bekommt man überhaupt mit, ob gearbeitet wird oder nicht? Zwei Fachleute des Beratungsunternehmens Axxcon im Interview.

Fast ganz Deutschland ist ins Homeoffice verbannt, was bedeutet das für betroffene Unternehmen? Wie bekommt man als Chef überhaupt mit, dass die Arbeitnehmer fleißig sind?

Dirk Stieler, Transformationsexperte mit Branchenschwerpunkt EVU, der Unternehmensberatung Axxcon in Eschborn/Frankfurt am Main: Home-Office großflächig in solch kurzer Zeit umzusetzen bedeutet eine große Herausforderung in Bezug auf bisherige Arbeitsprozesse. Unternehmen oder Abteilungen, die einen geringen Reifegrad in ihrer Prozesswelt haben, tun sich nun schwer, die gewohnte Qualität und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle zu halten. Die Mitarbeiter können im Home-Office eben nicht situativ komplexe Themen lösen. Das stellt eine neue Qualität in der Zusammenarbeit dar, die viele oftmals nun erst noch erlernen müssen. Zum einen ist Disziplin gefordert, da ein gewisses Maß an Selbstorganisation notwendig ist. Zum anderen ändert sich die Art und Weise wie wir miteinander kommunizieren.

Für viele sind auch die nun wichtigen Tools für die Online-Zusammenarbeit wie z.B. Microsoft Teams, Webex oder Zoom noch Neuland. Aber ich bin mir sicher, dass die Lernkurve dabei sehr steil ist.Aus eigener Erfahrung im Home-Office weiß ich, dass ich oftmals produktiver bin als im Büro, da es weniger Ablenkung gibt. Wenn ich mich nebenbei auch um Kinder und Mahlzeiten kümmern muss, kommt halt wieder die Disziplin ins Spiel. Es ist sehr wichtig sich im Home-Office die Zeit klar einzuteilen und nicht mit dem Jogginganzug und den Beinen auf dem Tisch darauf zu warten, dass etwas passiert. Mitarbeiter die sich so verhalten, fallen schnell auf, da die Produktivität sinkt.

Die meisten müssen jetzt ins HO, wenn ich die Infrastruktur nicht habe, was kann ich dann machen, zum Beispiel um eine IT-sichere Anbindung und die nötigen Programme zu gewährleisten?

Joachim Richter, ebenfalls Transformationsfachmann bei Axxcon: Wer zu Hause nicht über einen Internetanschluss mit genügend Bandbreite verfügt, hat natürlich ein grundsätzliches Problem, welches auch nicht schnell zu beheben ist.
Es ist allerdings primär die Aufgabe des Arbeitgebers, die entsprechenden Werkzeuge bereitzustellen. Wer im Büro mit einem Desktop arbeitet, benötigt nun zum Beispiel einen Laptop. Es kann natürlich auch der private PC zum Einsatz kommen, aber dann tauchen in der Regel erhebliche Sicherheitsprobleme auf und man möchte doch nicht das Problem der Pandemie und dessen Auswirkungen durch einen Computervirus verschärfen!

Es wird auf der Unternehmensseite ebenfalls genügend Kapazität bei den Zugängen benötigt, dies bedeutet ausreichend dimensionierte Hardware, genügend Software-Lizenzen und die notwendigen Software-Tools für eine effiziente Nutzung.

Aktuell musste ja sehr schnell reagiert werden, und bei den IT-Abteilungen ist eine Menge Kreativität gefragt, dieses jetzt sehr heterogene Gesamtbild der Home-Office-User unter einen Hut zu bekommen. Ad hoc wird versucht, die notwendige Infrastruktur „aufzubohren“, um genügend Kapazität zu schaffen. Dies birgt jedoch das Risiko, dass die IT-Security und der Datenschutz nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt werden. Hierauf sollte unbedingt das Augenmerk gerichtet werden.

Leichter haben es die Unternehmen, die bereits ein ISMS etabliert haben. Die Mitarbeiter haben dann eindeutige Verhaltensregeln und es existieren definierte Prozesse, die abgerufen werden können. Wichtig ist, dass später beim Rückbau keine Systemlücken bleiben, die ein Sicherheitsrisiko darstellen können. EVUs sind hier sicher im Vorteil gegenüber anderen Branchen, da durch die verschärfte Regulatorik in den letzten Jahren zwingend Lösungen für Datenschutz und Prozesse etabliert wurden. Ein großer Vorteil in der Krise!

Wo sehen Sie die größte Herausforderung im Homeoffice?

Dirk Stieler: Unternehmen sind nicht auf eine Situation vorbereitet, in der eine sehr hohe Anzahl von Mitarbeitern abseits der üblichen Arbeitsplätze tätig ist. Daher sind viele Prozesse nicht auf ein verteiltes und papierloses Arbeiten ausgelegt – insbesondere in BackOffice-Bereichen wie Buchhaltung oder HR. Die Unternehmen sind nun gezwungen, vormals als „nicht digitalisierbar“ eingeschätzte Prozesse ad-hoc so weit zu digitalisieren, dass sie verteilt oder dezentral gelebt werden können. (Wie wir Sie dabei unterstützen können: Prozessdigitalisierung).

Neben den technischen und prozessualen Herausforderungen, gibt es auch Aspekte im persönlichen Umfeld des Arbeitnehmers. Home-Office stellt einen erheblichen Eingriff in das häusliche Umfeld und die Familie oder Partnerschaft dar. Gewohnte Abläufe sind anzupassen und auch die Platzverteilung ist neu zu organisieren. Nicht zu vergessen: Es ist nicht nur Disziplin vom Mitarbeiter gefordert, auch die anderen Mitglieder der häuslichen Gemeinschaft müssen sich anpassen und z.B. Rücksicht nehmen.

Kritische Infrastrukturen werden redundant besetzt? Was macht man, wenn ein Team infiziert ist und das andere dann kein Backup mehr hat?

Joachim Richter: All diese Fragen sind Bestandteil des „Business Continuity Management“ (BCM), das vor allem systemrelevante Unternehmen zwingend benötigen. Hinter dem Begriff verbergen sich alle Maßnahmen und Prozesse, die einen Geschäftsbetrieb in einer Krisensituation aufrechterhalten sollen. Oftmals wird dabei aber nur auf die IT-Infrastruktur gesetzt beziehungsweise redundante Leitstellen . Die Corona-Krise macht jetzt schonungslos deutlich, dass dies alleine nicht reicht. Die Klassifizierung der Mitarbeiter hinsichtlich ihrer Relevanz für unternehmenskritische Aufgaben muss vorgenommen werden, sowie die Frage, wie die Backupszenarien dafür aussehen. Sind weitere Mitarbeiter für die Notfall-Betreuung der kritischen Systeme ausgebildet worden? Wurde ein Szenario entwickelt, welches vorsieht gegebenenfalls die Leitwarte in die Hände eines verbundenen Versorgungsunternehmen zu übergeben?

Was passiert im Allgemeinen, wenn mir als Unternehmen der kritischen Infrastrukturen durch das Virus viele Mitarbeiter wegbrechen?

Dirk Stieler: Da für ein systemrelevantes Unternehmen ein „Shut-Down“ keine Option ist, ist ein allumfassendes BCM alternativlos! Es ist notwendig vorab das absolute „Bare-Minimum“ für den Weiterbetrieb auszuloten, also die entsprechenden Systeme, Prozesse und Mitarbeiter zu identifizieren, deren Back-Up und die zugehörigen Schutzmaßnahmen. Damit meine ich auch Schutzmaßnahmen für die Mitarbeiter. Das kann zum Beispiel auch die gesicherte Isolation dieser über einen bestimmten Zeitraum bedeuten. Aus dem Ergebnis der Analyse sollten dann die notwendigen Einsatzpläne entwickelt werden. Diese sollten frühzeitig greifen, so dass Kernkompetenzen immer zur Verfügung stehen. In der aktuellen Situation sind räumlich getrennte Kernteams ein probates Mittel. Auf Dauer ist jedoch mehr gefordert.

Denken Sie die Pandemie wird Auswirkungen auf die Arbeitswelt von morgen haben?

Dirk Stieler: Ja, sicher! Infrastrukturthemen und IT-Sicherheit werden einen höheren Stellenwert bekommen. Es werden also die Grundlagen der Digitalisierung im neuen Licht gesehen; Weiter werden sich Tools und Applikationen, die entferntes Zusammenarbeiten – Collaboration – möglich machen, noch schneller verbreiten und auch Einzug in eher konservative Unternehmen halten. Das Thema „mobiles Arbeiten“ –nicht zu verwechseln mit Home-Office – wird in der Arbeitsorganisation sicherlich intensiver Berücksichtigung finden. Und letztendlich werden Automatisation und Digitalisierung einen großen Schub bekommen. Hier sind Berater gefragt, deren Kernkompetenz digitale Transformation und IT-Transformation sind. Unternehmen, die diese Felder besetzen können, werden aus dieser Krise gestärkt hervorgehen.

Die Fragen stellte Stephanie Gust von der ZfK

(Quelle: ZfK, März 2020, https://www.zfk.de/unternehmen/nachrichten/artikel/424e6290d708c7c6d0873c82884324ae/mitarbeiter-deren-produktivitaet-sinkt-fallen-auf-2020-03-30/)

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