IT-Konsolidierung zur Vereinfachung der IT-Struktur: Effiziente Softwareauswahl durch Bewertungskompetenz

 

Kompetenzbereiche:
Transformation / Effizienz / IT / Digitalisierung

 

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Die IT-Struktur vieler Unternehmen ist oft so verzweigt, dass effizientes Arbeiten kaum noch möglich ist. Digitalisierungsansätze sind zum Scheitern verurteilt. Informationssicherheit kann nicht mehr gewährleistet werden. Oft müssen die IT-Abteilungen mit mehreren Applikationen gleichzeitig arbeiten. Gründe sind Zukäufe anderer Unternehmen oder die Notwendigkeit weiterer Technologien durch neue Service-Angebote und Geschäftsprozesse. Wartungsintensive und veraltete Systeme sind oft die Basis. Ein Kostenfaktor kann auch die Abhängigkeit von Dienstleistern sein. Letzteres war der Fall bei einem unserer Kunden aus der Versicherungsbranche.

 

Aufgabenstellung: IT-Konsolidierung

Das Unternehmen stand vor der Herausforderung seine IT zu bündeln und Systeme zu vereinheitlichen, um zum einen unabhängiger zu agieren und zum anderen effizientere Lösungen zu verfolgen. AXXCON wurde mit der neutralen Bewertung geeigneter Softwarelösungen und -anbieter beauftragt. Endergebnis sollte eine Entscheidungsgrundlage inklusive Empfehlung, Alternativen- und Lieferantenbewertung sein.

 

Darum AXXCON

AXXCON sieht sich als Macher und Umsetzer. Uns ist es wichtig mit unseren Kunden auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten. Das tun wir nicht nur auf Management-Ebene, sondern auf allen Mitarbeiter-Ebenen. Was ein erfolgreiches Projekt braucht, ist vor allem Eines: die Akzeptanz und Bereitschaft innerhalb der Organisation. Projekte wie dieses betrachten wir immer von mehreren Seiten: Wie kann das Unternehmen von zukunftsweisenden Erneuerungen profitieren und wie lassen sich die Mitarbeiter bestmöglich einbinden? Strategische Konzepte alleine reichen nicht. Erst die Umsetzungskompetenz und unsere Hands-on-Mentalität machen uns zu einem wertvollen Partner für unsere Kunden.

 

Ausgangssituation: Komplexe IT-Infrastruktur verhindert Effizienz

Bei unserem Kunden kann eine einzige Applikation die steigende Anzahl unterschiedlicher Aufgaben nicht mehr bewältigen. Ein Strategiewechsel des IT-Dienstleisters, anstehende Zukäufe und strategische Überlegungen bzgl. Digitalisierung sind weitere Herausforderungen, mit denen sich der Kunde konfrontiert sieht. Die Folge ist eine aufwendige IT-Infrastruktur, durch die effiziente Prozesse und Synergiepotenziale nicht möglich sind. Verschiedene Applikationen übernehmen zum Teil ähnliche Aufgaben. Der Mix aus Eigenentwicklungen und Standardsoftware erschwert die Wartung.

 

Das sollten Sie berücksichtigen:

Herausforderung: IT-Bündelung betrifft bestehende Geschäftsprozesse

Vorbehalte innerhalb der Organisation sind keine Seltenheit. Transformationsprojekte erfordern meist sich wandelnde Geschäftsprozesse. Für ein erfolgreiches Projekt, reicht es nicht aus, auf Akzeptanz nur in den Geschäftsetagen zu stoßen. Alle Ebenen müssen das Projekt mittragen und profitieren. Bei der Evaluierung geeigneter IT-Lösungen müssen Business Cases für jede Alternative erstellt werden. Auswirkungen auf allen Ebenen sind zu berücksichtigen. Opportunitätskosten und Digitalisierungsmöglichkeiten auf der strategischen Ebene. Effizienzkosten auf der taktischen Ebene. Umstellungs- und Changekosten auf der operativen Ebene.

 

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Wie AXXCON Sie unterstützt:

Vorgehen: Evaluation und Sensibilisierung

Für die Alternativenbewertung greift AXXCON auf ein erprobtes Vorgehensmodell mit entsprechenden Templates und Werkzeugen zurück. Eine individuelle Bewertungsmatrix zu erstellen, wird dadurch deutlich vereinfacht. Als Moderator übernimmt AXXCON auch die Durchführung von Workshops und Interviews. Diese sind notwendig, um den IST-Bestand der Daten und Verantwortlichkeiten festzulegen, aber auch um Akzeptanz, Sensibilisierung für das Projekt und Gleichberechtigung der involvierten Stakeholder-Parteien zu fördern. Das erfordert Feingefühl, Erfahrung und Expertise. Die dominante Positionierung einzelner Stakeholder könnte sonst zu verzerrten Ergebnissen führen.

 

Zusammengefasst: IT-Konsolidierung zur Vereinfachung der IT-Struktur

Aufgrund von IT-Sicherheit, steigenden IT-Kosten und komplexen IT-Strukturen müssen IT-Betriebe gebündelt und die Vereinheitlichung der Systeme verfolgt werden. Für die Entscheidungsgrundlage ist die Evaluierung verschiedener IT-Lösungen notwendig. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: In der Vorbereitungsphase legen Sie Abstimmungsgremien, Zeitpläne und notwendige Ressourcen fest. Identifizieren Sie die Projekttreiber, um geeignete Lösungen auszuwählen. In der zweiten Phase erstellen Sie einen Steckbrief für jede Alternative. Darin enthalten sind Bewertungen anhand einer Bewertungsmatrix sowie ein Business Case. Hier werden über einen längeren Zeitraum Szenarien, Kosten und Auswirkungen auf strategischer, taktischer und operativer Ebene dargestellt.

 

Nutzen Sie die folgende Grafik als Checkliste.

 

Grafik_AXXCON_IT-Konsolidierung

 

Ergebnis

Innerhalb von drei Monaten konnte eine Vorstandsempfehlung bezüglich der weiteren Kernsystemstrategie erarbeitet werden. Die Empfehlung umfasste einen Business Case über zehn Jahre, eine qualitative Bewertung der Alternative, eine Betrachtung der Vor- und Nachteile sowie die nächsten Schritte nach der Entscheidung durch den Vorstand.





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