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>>Ja, es muss akribisch sein<<

 

Kommunalisierung – Westfalen Weser Energie musste nach dem Eigentümerwechsel die IT neu aufbauen

Von Jens Jäger und Torsten Beyer

 

Ein Energiedienstleister, der rekommunalisiert wird, muss vielfältige Herausforderungen meistern, die die Energieversorgung der Region betreffen. »Wir haben es geschafft! Die Energieversorgung der Region liegt nun in kommunaler Hand«, hieß es bei der Westfalen Weser Energie-Gruppe (WWE) mit Sitz in Paderborn. Der Unternehmensverbund wurde vor knapp zwei Jahren aus dem E.ON-Konzern herausgelöst und die von E.ON gehaltenen Anteile an 48 Kommunen und Kreise der Region verkauft. Nicht zuletzt jedoch stand die WWE auch vor der Aufgabe, eine eigene Unternehmens-IT aufzubauen. Bislang hatte sie diese Leistungen vom E.ON-Konzern bezogen. Jetzt musste eine neue Lösung gefunden werden.

 

Der Plan, der gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen AXXCON entwickelt wurde: Die Unternehmens- und Büro-IT sollte outgesourct und die Dienstleister künftig von einer internen IT-Abteilung gesteuert werden. Betroffen davon waren alle Leistungen, die nicht die Prozess-IT für den Netzbetrieb und die Kraftwerkssteuerung betreffen. Diese würden als Kernkompetenz des Unternehmens weiterhin im Haus bleiben. An externe Firmen vergeben wurden unter anderem die Ausstattung der Büroarbeitsplätze, der Betrieb des Rechenzentrums und der Datenbanken, die Datensicherung sowie das betriebswirtschaftliche SAP-System.

 

Hochgradig formalisiert.

Bevor jedoch die neuen Dienstleister ihre Arbeit aufnehmen konnten, war das Unternehmen selbst gefragt: Es musste ein umfangreiches Ausschreibungsverfahren durchführen, Angebote vergleichen und den besten Anbieter auswählen. Da es sich bei der WWE-Gruppe um ein Unternehmen in kommunaler Hand handelt, galten für diesen Prozess die EU-Richtlinien für öffentliche Ausschreibungen. Diese geben ein hochgradig formalisiertes Verfahren vor, um eine faire und transparente Vergabe zu sichern. Der sich aus diesen Vorschriften ergebende Fahrplan muss genauestens eingehalten werden. So gibt es zum Beispiel explizite Regeln dafür, wie mit Rückfragen potenzieller Dienstleister umzugehen ist. Bereits zum Zeitpunkt der Veröffentlichung müssen die finalen Verträge vorliegen.

 

Auch dieser umfangreiche Vergabeprozess wurde vom Beratungsunternehmen AXXCON begleitet. So konnte der temporär hohe Arbeitsaufwand abgefangen werden. Zudem brachten die Berater das notwendige Wissen für die öffentlichen Ausschreibungen mit. Allein das Ausschreibungsdokument war schließlich rund 700 Seiten stark. Seine Erstellung dauerte fünf Monate. Akribisch musste aufgelistet werden, welche Leistungen das Unternehmen von einem künftigen Dienstleister erwartet – was die Ausstattung der Arbeitsplätze betrifft ebenso wie das Netzwerk und das Rechenzentrum. Festgehalten werden musste unter anderem: Was genau soll der Helpdesk leisten? Wie sind die Notebooks ausgestattet? Wann wird die Software aktualisiert?

 

Diese genaue schriftliche Ausformulierung war eine große Herausforderung für die Informatiker der WWE-Gruppe, die zuvor die Leistungen selbst erbracht oder im eigenen Konzern eingekauft hatten. Auch in Zukunft müssen sie solch detaillierte Beschreibungen beherrschen, um beim sogenannten Change Request Management die bestehenden Verträge immer wieder an neue Unternehmens- und Marktentwicklungen anpassen zu können. Daher war es wichtig, die IT-Mitarbeiter der WWE-Gruppe stark einzubinden und sie auch im Ausschreibungsprozess immer wieder zu motivieren. Auf ihre Frage: »Muss das wirklich alles so akribisch und genau sein?«, folgte immer wieder die Antwort: »Ja, es muss.« Denn genau in dieser Phase hat ein Unternehmen die Möglichkeit, seine eigenen Vorstellungen möglichst eins zu eins durchzusetzen. Zudem können Fehler in einem öffentlichen Vergabeprozess ein Unternehmen teuer zu stehen kommen – zumal es um lange Vertragslaufzeiten und damit auch sehr viel Geld geht.

 

Angestoßen wurde der Outsourcing-Prozess Ende 2013, die Vergabe an die Dienstleister folgte im Sommer 2014. Seitdem steuern die Mitarbeiter der WWE-Gruppe die IT-Dienstleister in Eigenregie, überwachen ihre Leistung und aktualisieren gemeinsam mit ihnen die Verträge.

 

 

JENS JÄGER ist IT-Leiter bei der Westfalen Weser Energie-Gruppe, TORSTEN BEYER ist Sourcing-Spezialist bei der Unternehmensberatung AXXCON.

 

Der Artikel ist in der Zeitung für Kommunale Wirtschaft erschienen (Ausgabe 06/15).

 





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